Ziekteverzuim kost je als werkgever veel geld. Naar schatting gemiddeld 250 euro per zieke medewerker per dag. Je moet loon doorbetalen en zorgen dat het werk wel gewoon doorgaat. Dat betekent vervanging regelen of met z’n allen harder werken. Hoe kleiner je bedrijf, hoe harder verzuim aankomt.
Wat kun je als ondernemer doen om het verzuim binnen de perken te houden? Interpolis’ verzuimspecialist Stijn van den Bosch vertelt.
Door crisis loopt verzuim vanzelf terug
Als er banen op de tocht staan, zijn mensen ondanks mogelijke klachten geneigd langer door te werken. Maar ik zie ook andere effecten. Crisis leidt vaker tot beëindiging van contracten. Dit gaat gepaard met verzuimmeldingen.
Als het economisch tegenzit, roept verzuim ook sneller frustraties op bij collega’s en de werkgever. Soms gaat het om kleine dingetjes. De werkgever leest dan bijvoorbeeld iets op Facebook dat zich moeilijk laat rijmen met een verzuimmelding. Of de werknemer in kwestie wordt wel ‘gewoon’ gesignaleerd in de lokale supermarkt.
Onderlinge verhoudingen kunnen onder druk komen te staan en soms blijft het dan niet bij kleine irritaties. De ervaring leert dat er bij verzuim regelmatig sprake is van een verstoorde arbeidsrelatie.
Hoe voorkom je dat kleine irritaties uit de hand lopen?
Goede, open communicatie kan veel narigheid voorkomen. Heldere regels en afspraken scheppen naar beide kanten duidelijkheid. Ik adviseer ondernemers om een verzuimprotocol op te stellen. Hierin leg je vast wanneer werknemers zich arbeidsongeschikt melden, bij wie en op welke manier.
Zie toe op naleving van de afspraken en corrigeer waar nodig. Licht ook nieuwe medewerkers meteen bij indiensttreding in over het verzuimprotocol. Voorkom meldingen via via of per sms en accepteer alleen rechtstreekse meldingen bij een vaste contactpersoon. Dat voorkomt misverstanden en vertragingen bij het doorgeven van de melding.
Leg in het protocol ook vast wat er bij een verzuimmelding besproken kan en mag worden. Als werkgever mag je geen medische vragen stellen en eigenlijk heb je die informatie ook niet nodig. Je mag bijvoorbeeld wel informeren waar iemand bereikbaar is en hoe lang het verzuim naar verwachting gaat duren.
Mag je iemand die zich ziek meldt, vragen aangepast werk te doen?
Jazeker. Je mag wel informeren wat voor werk iemand nog kan doen en welke mogelijkheden er zijn. Vaak kan iemand zich – eventueel met wat aanpassingen – toch verdienstelijk maken. Een ziekmelding betekent niet automatisch dat iemand ook 100 procent arbeidsongeschikt is.
Bespreek mogelijkheden en onmogelijkheden. Je kunt daarbij uitgaan van eigen of niet-eigen werk, aangepaste (thuis)werkzaamheden, werken voor minder uren dan gebruikelijk of een combinatie van dit alles. Als werkgever mag je hier ook naar vragen en gerichte voorstellen doen.
Hoe is verzuim te voorkomen?
Soms kan je verzuim zien aankomen. Maar dan moet je wel de signalen herkennen. Als iemand opeens minder productief wordt of minder kwaliteit levert dan je gewend bent, hoeft dit niet meteen te wijzen op motivatieproblemen.
Soms liggen hieraan medische klachten ten grondslag. Concentratieverlies en prikkelbaarheid kunnen ook signalen zijn dat er meer aan de hand is.
Soms geven mensen zelf aan dat ze ergens last van hebben of de werkdruk als hoog ervaren. Deze mensen kun je adviseren om hulp te zoeken of ze een preventief spreekuur aanbieden bij de bedrijfsarts. Ook een werkplekonderzoek en –aanpassing is een manier om dreigend verzuim te voorkomen.
Kortom, wacht een verzuimmelding niet af. Ga preventief om met verzuim in plaats van reactief.
Heeft een werkgever ook invloed op de duur van het verzuim?
Dat kan zeker. Ook hierbij geldt dat goede communicatie het verschil kan maken. Houd daarom contact met je medewerker. Bel – zeker in het begin – minstens een keer per week. Spreek vaste contactmomenten af, maar stel elkaar ook direct op de hoogte als de situatie zich wijzigt.
Houd de dialoog gaande en leg die vast. Zo kun je later altijd opzoeken wat er is besproken en wanneer. Met een goede registratie houd je overzicht. Ook als het verzuim langer duurt.
Daarnaast helpt het je als je moet aantonen wat je als werkgever hebt gedaan om een snelle re-integratie te bevorderen. Gebruik je verzuimverzekeraar als sparringpartner en wees niet bang om vragen te stellen. Hoe langer verzuim aanhoudt, hoe groter de kans dat je als ondernemer termen tegenkomt waarmee je niet bekend bent.
Veel bedrijven hebben geen aparte HR-afdeling of P&O-functionaris die weet wat bijvoorbeeld een traject spoor 2 inhoudt of wat het nut is van een deskundigenoordeel.
Nog een laatste tip?
Werk samen. Ga ervan uit dat alle direct betrokkenen – jijzelf, je werknemer, de verzekeraar en de arbodienst – hetzelfde willen: een spoedig herstel en een verantwoorde, duurzame terugkeer op de werkplek. Werk actief aan re-integratie, overleg regelmatig, durf vragen te stellen en laat je adviseren. Maar houd het overzicht door goed vast te leggen wat er is gebeurd en besproken.
In een reeks bijdragen laat Interpolis bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl